🎲 Numbersでタスク分解シートを作る方法

フォーマット作りにNumbersが使える

こんにちは、はるなです。

2月のiPadセミナー『🎥 iPadタスクマスター:プロジェクト実現のためのタスク管理術』のアーカイブ配信です。

今回、セミナータイトルはchatGPTさんに考えてもらいました。

普段の自分では考えつかないものが中にはあったりするので、意外と使えるかもしれません。

今夜📅 2月28日(火)21:30〜 👩‍💻 iPad Meetup を開催します!よければご参加ください。(iPad MeetupはDiscordのボイスチャンネルを使用します)

📢 お知らせ

タスク分解のメリット

中長期のプロジェクトや、少し重めのタスクがなかなか手につかない、進まないと悩んだことはありませんか?

そんな時は、細かいタスクに分解すると取り組みやすくなります。

細かくタスク分解すると、やることが明確になるのでプロジェクトを進めやすくなります。また時間見積もりの精度も上がり、自分以外の人やAIなどのサービスに仕事を割り振りやすくなるメリットもあります。

たとえば、「ニュースレターの原稿を書く」を、細かく丁寧に分解していくと下記のようにタスク分解できます。

同じように「プレゼンの準備」に関しても、1タスク換算してしまう場合が多いですが、実際にはもっと細かなタスクが発生しています。

分解スキルが身につくと「忙しく作業はしているのにプロジェクトが進んだ気になれない」「タスクが全く消化できない」といった悩みから解放されます。

「タスクは可能な限り小さくする」これがタスク管理の鉄則です。

フォーマット作りにNumbersが使える

今回セミナーではNumbersを使ってタスク分解シートを作成し、ノートアプリにコピーする方法を紹介しました。

これはタスク分解シートだけでなく、日々のデイリーノートテンプレートや、読書メモのテンプレート作りなどにも応用できます。

Numbers=表計算、会計ソフトという印象の人も多いと思いますが、フォーマットを作る上でも活用できる機能は多いです。セルの表示フォーマットを切り替えて時間や期間、チェックボックスなどの見た目に変更したり、関数を使って合計や平均も簡単に出せます。自動入力を使えば日付や曜日も一瞬で入力可能です。

時間の足し算は直感ではわかりにくい

特に大きな買い物をしたわけでもないのに、クレジットカードの請求額が思ったよりも多かった経験はありませんか?

人は自分が思っている以上に金額や時間の「合計」を出すのが苦手です。人間は「平均」は直感でわかるが、「合計」は直感で理解できないのです。

それなら、アプリを使ってテクノロジーでなんとかしましょう。今回の場合であればNumbersの関数を使って、タスク完了に必要な時間を合計していきます。

タスク見積もり時間の合計を計算するだけなら、セルアクションから簡易数式で「合計」をタップするだけです。

セミナーでは関数を使って、未完了のタスクの見積もり時間を合計しました。

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